（2014年6月3日发布）

为进一步促进我校对外学术交流，规范我校教职工的出国（境）费用管理，根据国家有关规定，结合我校实际情况，现就我校教职工持因私证件短期出国（境）费用管理制定本规定。

一、管理范围

凡我校在岗教职工持因私证件出国（境）开展学术交流并以科研经费等支付出访费用，出访期限在3个月以内的（以下简称“短期出访”）按本规定管理。

“开展学术交流”是指进行访问考察、合作研究、实习培训、短期讲学、出席国际会议等非个人事务活动。

“因私证件”包括中华人民共和国护照、中华人民共和国往来港澳通行证、大陆居民往来台湾通行证等私人出入境证件。

二、审批程序

教职工短期出访凡需以科研费用报销者均须办理审批手续。一般应在出访前2个月办理审批手续。

普通教职工填写《沈阳工业大学出国及赴港澳台人员审批表》，由所在学院（部门）领导、机关有关处（室）负责人和主管校领导依次审核批准。

中层干部原则上不得持因私证件短期出访。持因私证件出访仅限于自费旅游、探亲和处理其他个人事务。

三、申报材料

教职工在办理审批手续时，须附随下列材料：

1.邀请函（原件和复印件）及中文译文。邀请函须打印在邀请单位的公函纸上，并有邀请人的签字。

2.境外日程安排（原件和复印件）及中文译文。应说明出访目的、出访日期、停留期限及费用负担办法。

3.申请参加国际会议者，须提供会议论文的论文摘要、录用通知（原件和复印件）和汇款收据（原件和复印件）。

4.申请合作研究者应提供合作研究协议或经批准的立项说明书（原件和复印件），或者提供合作研究介绍（内容包括合作研究的课题名称、研究内容、进度、合作方式、经费、预期目标以及参与合作研究的对方人员姓名等）。

5.申请短期讲学应说明讲学题目、简要内容和讲学对象等。

6.申请进修或实习培训要写明进修或实习培训的内容及欲达到的目标。

上述第1至第4项材料的原件在审批完毕后退回申请人。

四、限制情形

1.出访人员的专业或学科与出访任务不相符，不得出访。

2.教职工不得携近亲属（含配偶、子女、父母）出访。

3.出访人员应严格按照出访日程规定的日期、路线、地点出访，不得延长出访时间、改变出访路线、增加出访地点。

4.教职工短期出访每年不得超过两次。

5.以论文作者身份参加国际会议应为论文第一作者（如所指导的学生为第一作者，可为第二作者）。其他作者不得出访。

6.原则上为了同一出访任务同时出访人数不得超过5人。

7.未经学校批准已经出访者，学校不予补办出访审批手续。

五、出访要求

教职工短期出访期间，必须严格遵守外事工作纪律，遵守当地法律，尊重当地道德风俗，维护国家和自身形象，维护学校权益。经审批短期出访的教职工未经批准不得逾期滞留。

教职工短期出访前须购买适当的国际旅行健康及意外保险。出访者应对出访期间产生的一切后果负责。

六、出访总结

教职工在完成出访任务后15日内，在学院（部门）范围内做一次学术报告，并通过公文流转系统向国际合作处提交出访总结。出访总结应突出学术内容，1000汉字以上。

未提交出访总结者，不予核销出国费用。

七、费用管理

1.教职工报销短期出访费用仅限于开展学术交流。教职工因自费旅游、探亲和处理其他个人事务等出访，出访费用不予报销。

2.出访费用报销原则上应参照国家财政部门制定的因公出访的标准执行。低于规定标准的，实报实销；高出标准部分不予报销，由个人自理。

3.短期出访乘坐交通工具要求为：飞机经济舱、轮船三等舱、火车硬卧或者全列软席列车二等座。交通工具未按上述标准分级的，应乘坐较低层次席位。短期出访住宿要求安排标准间。符合要求者据实报销。超过标准者，按相应要求对应的级别价格报销，超过部分费用由出访者个人承担。

4.凡出访由外方提供资金资助的，若外方提供资助金额已达到或超过国家财政部门相应规定标准的，我校不再报销和支付出访费用。

5.因延长出访时间、改变出访路线、增加出访地点而增加的费用不予报销。

6.未经学校批准出访的，不予报销出访费用。

八、报销程序

1.教职工在短期出访结束15日内，提交出访总结，持《沈阳工业大学出国及赴港澳台人员审批表》复印件和境外费用单据（原件）及其中文译文，到国际合作处填写《临时出国人员国外费用决算表》，并按费用发生日期核定外汇汇率。

2.教职工持《沈阳工业大学出国及赴港澳台人员审批表》复印件、境外费用单据（原件）和《临时出国人员国外费用决算表》到财务处办理报销手续。

九、证件管理

中层干部所持各种因私证件除出访期间外，必须交由学校党委组织部保管。

普通教职工的因私证件由个人保管。

十、附则

教职工应如实提供出访材料和填写出访信息。凡以虚假手段骗取审批者，学校将给予通报批评，并在2年内不准予出访。

本规定由财务处和国际合作处负责解释。

本规定自发布之日起执行。